مدیریت یک ساختمان، شخصیتی است که با دقت و مهارت، مسئولیت های گسترده ای را بر عهده دارد و همچون ناخدایی دانا، کشتی آپارتمان نشینی را در دریای پیچیده ی شهرنشینی هدایت می کند. در عصر حاضر، با افزایش چشمگیر جمعیت در متروپلیس هایی چون تهران خیره کننده و مشهد باشکوه، زندگی در آپارتمان ها به یک پدیده رایج تبدیل شده است. این تغییرات اجتماعی، ضرورت وضع مقرراتی را برای تنظیم روابط میان ساکنین ایجاد کرده است. بر این اساس، قانونی مبنی بر تملک آپارتمان ها به تصویب رسیده که بر اساس آن، هر بنای مسکونی باید دارای مجمعی عمومی باشد تا در خصوص مسائل مربوط به ساختمان تصمیم گیری نماید. از جمله مهم ترین وظایف این مجمع، انتخاب یا برکناری مدیر ساختمان در شرایطی نظیر استعفا می باشد. این امر دقیقاً همان چالشی است که ساختمان ما با آن روبرو شد و مسئولیت مدیریت بر دوش من نهاده شد. در این مجمع، صاحبان واحدها صاحب حق رای هستند، اما حضور و مشارکت مستاجران نیز بسیار مطلوب و ارزشمند تلقی می شود.
مدیر ساختمان، فردی است که با تعهد و تخصص خود، تصمیمات مجمع عمومی را به اجرا درمی آورد. اگر آپارتمان را به یک کشور تشبیه کنیم، مدیر همانند رئیس جمهوری است که برای تحقق اهداف مشترک، یک سال فرصت دارد تا برنامه های خود را پیاده سازی کند. مدیریت ساختمان می تواند به دست یک فرد حقیقی یا حقوقی واجد شرایط در خارج از مجموعه نیز باشد و این امر، به هیچ وجه مغایرتی با قوانین موجود ندارد. در مواردی که ساختمان از بزرگی و تعداد واحدهای زیادی برخوردار است، ممکن است چندین مدیر منصوب شوند و هیئت مدیره ای تشکیل گردد. وظایف این مدیر یا هیئت مدیره، شامل مجموعه ای از مسئولیت ها و تعهدات است که به منظور بهبود و ارتقاء کیفیت زندگی ساکنین، باید با دقت و مهارت انجام پذیرد.
انتخاب مدیر ساختمان
در انتخاب مدیریت ساختمان، مجمع عمومی ساکنین با دقت و آگاهی کامل نسبت به تجربیات و شناخت پیشین خود، فردی را به این سمت منصوب می کنند. بر این اساس، مدیر منتخب نمی تواند بدون اطلاع و موافقت مجمع، جانشینی را برای خود تعیین نماید. در صورتی که مدیریت ساختمان به هر دلیلی قادر به انجام وظایف خود نباشد، مجمع عمومی با توجه به صلاحدید خود، می تواند نسبت به عزل وی اقدام کند. همچنین، اگر مدیر بیش از سه روز نتواند در محل حضور یابد، می تواند به طور موقت فرد دیگری را برای اداره امور محول نماید تا زمان بازگشتش به ساختمان. در نهایت، در صورت استعفای مدیر، مجمع عمومی مسئولیت تصمیم گیری درباره این موضوع را بر عهده دارد و باید در این خصوص به یک نتیجه گیری برسد.
وظایف مدیر ساختمان چیست؟
در دنیای پرتلاطم امروز، بیمه نامه های ساختمانی به عنوان یک سپر حفاظتی در برابر حوادث غیرمترقبه نظیر آتش سوزی های ویرانگر، نقشی حیاتی ایفا می کنند. مسئولیت اصلی تهیه و اجرای این بیمه ها بر دوش مدیران دلسوز و کارآزموده ی ساختمان ها قرار دارد. آن ها موظفند با دقت و حساسیتی بالا، پس از انتخاب دقیق ترین و جامع ترین بیمه نامه، هزینه ی متعلق به هر واحد مسکونی را با محاسباتی شفاف و دقیق تعیین نمایند و این اطلاعات را با اهالی به اشتراک بگذارند.
علاوه بر این، مدیریت ساختمان مسئولیت های دیگری نیز بر عهده دارد که از جمله می توان به نظارت بر عملکرد آسانسورها اشاره کرد. این دستگاه های حیاتی باید به طور منظم و با دقتی بی پایان مورد بازرسی قرار گیرند تا از هرگونه نقص فنی که ممکن است به حوادث ناگوار منجر شود، جلوگیری به عمل آید. در صورتی که مدیر ساختمان در تهیه ی بیمه های لازم برای ساختمان کوتاهی کند، این امر به عنوان یک تخلف جدی تلقی شده و می تواند پیامدهای قانونی به دنبال داشته باشد. از این رو، اهمیت دقت و تعهد در انجام این وظایف، بیش از پیش مورد تاکید است.
چگونه باید شکایات و ارتباطات بین ساکنین را مدیریت کرد؟
یکی از مهم ترین وظایف مدیریت ساختمان، پرداختن به شکایات و نگرانی های ساکنین با دقت و حساسیت بالا است. در مواقعی که اختلافات بین ساکنین پیش می آید یا اینکه اعتراضاتی نسبت به هزینه های مدیریتی مطرح می شود، لازم است که مدیر ساختمان با رویکردی منصفانه و عادلانه، به بررسی و حل مسائل بپردازد. این امر نه تنها به حفظ آرامش و همزیستی مسالمت آمیز بین ساکنین کمک می کند، بلکه به بهبود کیفیت زندگی در محیط مشترک نیز منجر می شود.
مدیر ساختمان باید با استفاده از مهارت های ارتباطی قوی و توانایی های مدیریتی خود، به گونه ای عمل کند که همه اعضای ساختمان احساس رضایت و امنیت کنند. در این راستا، برگزاری جلسات منظم با ساکنین، شنیدن دیدگاه های مختلف و ارائه راه حل های خلاقانه و عملی برای مشکلات، می تواند به عنوان یک استراتژی موثر عمل کند. همچنین، شفاف سازی در مورد هزینه ها و درآمدهای ساختمان، ارائه گزارش های دوره ای و توجه به نیازها و خواسته های ساکنین، می تواند در جلب اعتماد و همکاری آن ها نقش بسزایی داشته باشد. در نهایت، مدیر ساختمان باید به عنوان یک میانجی ماهر، در تعاملات بین ساکنین و حل اختلافات، با هدف ایجاد یک محیط زندگی آرام و دلپذیر برای همه، عمل نماید.
مسئولیت های دیگر او چیست؟
در صورتی که شورای مدیریت ساختمان به این نتیجه برسد که عمر بنا به مرز هشدار رسیده و زمان آن فرا رسیده تا با دستی تازه و نوآورانه، ساختار آن را مجدداً بازسازی کند، وظیفه ی مدیریت بر آن است که با دقت و حساسیت، تمامی مراحل قانونی لازم را طی کند و با برنامه ریزی دقیق و اجرایی حساب شده، به بازسازی و نوسازی دقیق و کامل اپارتمان بپردازد. این فرآیند نه تنها شامل تعمیرات ظاهری و زیباسازی نمای بیرونی می شود، بلکه باید به تقویت سازه های بنیادین و بهبود امکانات داخلی نیز توجه داشته باشد تا اطمینان حاصل شود که ساختمان، هم از نظر زیبایی و هم از نظر ایمنی و کارایی، در بهترین شرایط ممکن قرار دارد.
بازسازی دقیق و مدرن ساختمان، علاوه بر افزایش طول عمر مفید بنا، می تواند به ارتقاء کیفیت زندگی ساکنین و افزایش ارزش ملکی ساختمان نیز کمک شایانی کند. این امر مستلزم آن است که مدیر ساختمان با مشاوران معماری و مهندسی ساختمان همکاری نزدیک داشته باشد و از روش ها و مواد نوین در فرآیند بازسازی بهره گیرد تا اطمینان حاصل شود که هر گونه تغییر و تحولی که صورت می گیرد، نه تنها مطابق با آخرین استانداردهای صنعت ساختمان سازی است، بلکه به بهترین نحو ممکن پاسخگوی نیازها و خواسته های ساکنین نیز باشد.
از مسئولیت های مدیر ساختمان
مدیریت مجتمع مسکونی موظف است با دقت و ظرافت، هزینه های مربوط به شارژ ماهانه را برای هر بخش و واحد، بر پایه فرمول ها و رویکردهای معتبر و مورد تایید در امور مالی، محاسبه کند. این هزینه ها باید با شفافیت کامل در جدولی مشخص و منظم، که تمامی مخارج را به تفکیک نمایش می دهد، ثبت گردند. علاوه بر این، وظیفه ای حیاتی بر عهده مدیریت است که شامل جمع آوری به موقع و منظم شارژهای ماهیانه از ساکنین می شود. در مقابل، ساکنین نیز متعهد هستند که در این فرآیند با مدیریت همکاری نزدیک داشته باشند و به نحو احسن، مسئولیت های مالی خود را به موقع ایفا نمایند تا از بروز هرگونه مشکل یا اختلال در روند عملیاتی و مدیریتی مجتمع پیشگیری شود. این تعامل مثبت و سازنده بین مدیریت ساختمان و ساکنین، زمینه ساز یک محیط زندگی آرام و بدون دغدغه خواهد بود.
ماهیت و مسئولیت های مدیر چیست؟
در نقش مدیریت ساختمان، شما به عنوان رهبر و متولی اصلی امور مجتمع مسکونی برگزیده شده اید. این مسئولیت خطیر، نخستین بار پس از پایان یافتن نشست هم اندیشی ساکنین، به گوشم رسید. اکنون، من به عنوان مدیریت ساختمان منصوب شده ام، با این حال، دانش و تجربه ای در زمینه اداره امور یک مجتمع مسکونی نداشتم. سوالات بی شماری در ذهنم شکل گرفت، از جمله اینکه آیا یک مستاجر نیز می تواند مسئولیت مدیریت را بر عهده بگیرد؟ بنابراین، لازم دیدم تا تحقیقات گسترده ای را آغاز کنم تا با ماهیت و مسئولیت های مدیر ساختمان آشنا شوم. در ادامه، نتایج بررسی های دقیقم را در این زمینه ارائه داده ام، پس لطفاً این مقاله را دنبال کنید تا اطلاعات جامع تری کسب نمایید.
یکی دیگر از وظایف مدیر ساختمان
یکی از مسئولیت های بسیار حیاتی و اساسی مدیریت ساختمان، به کارگیری و عملی سازی تصمیم هایی است که در مجمع عمومی ساکنین به تصویب رسیده اند. این اقدامات، که با هدف دقیق حمایت و مراقبت از بنا یا مجتمع مسکونی صورت می گیرند، باید با دقت و وسواس فراوان تحت نظارت مدیریت اجرایی شوند. مدیران موظف اند که با رعایت کامل قوانین مربوط به مالکیت آپارتمان ها، وظایف خود را به انجام رسانند. با این حال، در صورتی که تصمیم های مجمع با قوانین موجود در تضاد باشند، مدیران حق دارند که از پیروی کردن از آن ها خودداری ورزند.
اطلاع رسانی تصمیمات به افرادی که در مجمع عمومی شرکت نمی کنند توسط مدیر ساختمان
در انتقال اخبار و تصمیم گیری های مهم به ساکنین مجتمع مسکونی، ممکن است برخی از افراد به دلایل مختلف نتوانند در مجمع عمومی شرکت کنند. در این صورت، وظیفه مدیریت ساختمان است که با دقت و وسواس، جزئیات و نتایج تصمیمات اتخاذ شده را با زبانی شفاف و قابل فهم، به اطلاع تمامی اهالی نرسیده برساند. این کار نه تنها به حفظ شفافیت و اعتماد در میان ساکنین کمک می کند، بلکه از بروز سوءتفاهم ها و اختلافات احتمالی جلوگیری می نماید. علاوه بر این، مدیریت موظف است که طبق قوانین و مقررات، از جمله ماده 12 قانون مجمع، تمامی مستندات و صورت جلسات را با دقت ثبت و در محلی امن برای مراجعات آتی نگهداری نماید. این اسناد باید به گونه ای باشند که در صورت نیاز، دسترسی به آن ها آسان و بدون دردسر باشد. این رویه نه تنها به عنوان یک الزام قانونی است، بلکه به عنوان یک اصل اخلاقی در مدیریت شفاف و مسئولانه ساختمان محسوب می شود.
مستاجر نمی تواند مدیر شود؟
با اینکه معمولاً مستاجران در مقام مدیریت ساختمان قرار نمی گیرند، اما در یک تصمیم گیری بی سابقه و با رضایت کامل مالکان، من به عنوان یک مستاجر، مسئولیت مدیریت ساختمان را بر عهده گرفتم. در اولین اقدام خود، با دقت و هوشمندی، پیشنهاد استفاده از نرم افزار هیلو را به مجمع عمومی ارائه دادم که با استقبال گرم و اشتیاق فراوان مواجه شد. مالکان، که پیشتر با چالش های مدیریتی دست و پنجه نرم می کردند، با کشف قابلیت های این نرم افزار، به شگفت آمدند و با تعجب از خود پرسیدند که چرا زودتر از این راهکار نوین استفاده نکرده اند. این تجربه نشان داد که با انعطاف پذیری و پذیرش نوآوری ها، حتی سنت های دیرینه نیز می توانند دگرگون شوند و به بهبود و ارتقاء کیفیت زندگی ما منجر گردند.
آیا دریافت دستمزد برای مدیر مجاز است؟
دریافت حقوق توسط مدیر ساختمان، مستلزم تصمیم گیری دقیق و منصفانه توسط مجمع عمومی ساکنین آن ساختمان است. در صورتی که مدیریت ساختمان به فردی از خارج از مجموعه سپرده شود، ضروری است که دستمزد وی مطابق با مقررات وزارت کار و تأمین اجتماعی و همچنین با در نظر گرفتن بیمه تامین اجتماعی تعیین گردد. اما، اگر مدیر ساختمان از بین ساکنین همان مجتمع باشد و پیش از این هیچ توافقی در خصوص پرداخت حقوق به وی صورت نگرفته باشد، وی نمی تواند بدون موافقت مجمع عمومی، هزینه ای را به عنوان دستمزد مدیریت از حساب های مشترک برداشت نماید. چنین اقدامی بدون کسب اجازه قانونی، می تواند به عنوان یک تخطی از وظایف مدیریتی تلقی شود و موجبات مسئولیت های قانونی را برای مدیر فراهم آورد. در نهایت، این موضوع باید با دقت و حساسیت بالایی مورد بررسی و ارزیابی قرار گیرد تا از بروز هرگونه سوءتفاهم یا تضاد منافع جلوگیری شود و همزمان، حقوق تمامی طرف های درگیر به نحو احسنت رعایت گردد.
